辅导员的说法不正确。
即时是按自动退学处理，档案还是要退的。如果学生不来办理退学手续，自动退学后一般是退回原籍，如果不清楚退档地址的，可以暂存学校，学生来校补办退学手续后，按照学生本人提供的退档地址退档。
高中没有毕业就出国留学，中途退学回国，上了一所民办大学，还有档案吗
一、退学程序问题
根据《普通高等学校学生管理规定》第27条第6点之规定，学生本人申请退学，学校应予批准 。
首先向学校学籍管理机构提出退学申请，一般是教务处或学生处。一般来说应该有专门的申请表格，填写后上交，一般内容有退学理由、本人签字、家长签字、辅导员签字、院系领导签字、学校有关部门签字（如学生处、医务室、教务处等等）后由校方逐级审批（在这里需要注意的是，最好要求校方明确退学手续的审批时限，以防校方无限期拖延），按一般规程，退学手续的办理最慢在两周内即可获批。
退学手续获批后，校方应出具书面的退学通知单，学生拿到通知单后，应办理离校手续，一般有专门的离校手续单，其中包括财务处，在办理手续时，应要求财务处退还剩余的学费和住宿费。一般正规高校在通知本人来校办理离校手续时，应该已经办理好相关的退费手续。
退学手续和离校手续办理完毕后，应督促学校将个人学籍档案发回原籍，一般学校也会自动发回。
外地生如果办理了户口迁入的退学后要办理户口迁出手续（一般通过保卫处在学校所属派出所办理），开具户口迁移证，并在三个月有效期内迁回原籍。
二、可否退还学费和住宿费问题
学费和住宿费可以退，但前提条件是你必须办理完退学手续。《教育部、国家发展改革委、财政部关于进一步规范高校教育收费管理若干问题的通知》 （教财[2006]2号）规定了“学生缴纳学费后，如因故退学或提前结束学业，高校应根据学生实际学习时间，按月计退剩余的学费。”“如学生因故退学或提前结束学业，高校应根据其实际住宿时间，按月计退剩余的住宿费。”
具体计算为年学费住宿费扣除已经学习时间学费住宿费（按月计算），如你缴纳6000元，按一年学习10个月计，每月学费为600元，如你在11月份内办理好退学手续，则应退给你的学费为6000-600×3（9、10、11月份学费）＝4200元。住宿费计算方法相同。
民办大学也得有学生档案啊，没有档案你怎么进去读的？
高中毕业证没有的话，这个民办大学肯定已经给你暗操作了入学的东西了。
既然已经读了，就安心读吧。
祝好运！